進捗報告の書き方｜結論から書く型とテンプレート、遅れを伝えるときの書き方

どろん先輩

PM・企画職専門の転職エージェント「ネコノテキャリア」の中の人。オブラートに包まない物言いが持ち味で、相場も裏事情も聞かれれば正直に話す。少し口が悪い。

はじめ

SIerのPM2年目。毎週金曜に、発注者の部長あての進捗報告メールを書いている

毎週の進捗報告を書くたびに、何をどこまで書けばいいのか迷う。作業の一覧を並べると長くなり、短くすると「で、間に合うの？」と聞き返される。遅れがあった週は、書き出しの一文から手が止まる。

この記事では、そのまま使える進捗報告のテンプレートと例文を、結論から書く型に沿って紹介します。緑・黄・赤の付け方、遅れの伝え方、2回目の遅れの伝え方まで、PM専門の転職エージェントのどろん先輩に聞きました。

はじめ（毎週、発注者の部長に進捗を報告しているSIerのPM2年目）

毎週金曜に部長あての報告メールを書いているんですが、1時間かかるうえに、返信はいつも「で、2月に間に合うの？」の一言なんです。

どろん先輩（PM専門エージェント）

その一言が答えです。部長が知りたいのは、作業の一覧ではなく、次の節目に間に合うかと、自分が何をすればいいかの2つだけ。そこから先に書けば、報告は半分の長さで済みます。

進捗報告の書き方は、結論・変わったこと・お願いの順

進捗報告の書き方の基本は、最初に次の節目に間に合うかの結論を緑・黄・赤で書き、次に先週から変わったこと、そのあとに相手に決めてほしいことと待っていることを書く順番です。作業の一覧は最後の数字にまとめ、本文には並べません。

プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめたPMBOKガイドの第8版は、状況報告を、前回の報告からの進み具合と、日程や費用の見通しを伝える文書と説明し、報告は判断や行動を生むためのものだとしています。テンプレートの2と3は、この2つにあたります。

はじめ

作業の一覧を書かないと、ちゃんとやっていないように見えませんか。

どろん先輩

見えません。部長は一覧を読んでいないので。

作業を全部並べたくなるのは、報告する側が安心したいからです。でも受け取る側からすると、10行の作業の中に1行だけある遅れを探す作業が増えるだけ。進捗報告は、変わったことと、相手に動いてほしいことだけを書く。作業の量は、最後の数字で十分伝わります。

はじめ

会議で部長から口頭で「進捗どう？」と聞かれたときも、この順番ですか。

どろん先輩

同じです。最初の一言を「2月には間に合います」か「このままだと1週遅れます」にする。「あと3件残っています」から入ると、相手は3件が多いのか少ないのかを自分で考えることになります。残りの件数は、聞かれてから答えれば足ります。

緑・黄・赤は、次の節目に間に合うかと、誰が手を打つかで決める

進捗報告の緑・黄・赤は、緑を「次の節目に間に合う」、黄を「このままだと遅れるが、チームの手当てか期限つきのお願いで取り戻せる」、赤を「範囲・日程・人のどれかを変える判断が要る」と決めます。何日遅れたら黄、のように日数で決めると、節目までの残りの期間によって意味が変わってしまうからです。

「進捗報告」の検索上位の記事を読むと、緑・黄・赤（信号）で状態を示す書き方は紹介されていても、どうなったら黄で、どうなったら赤かを決めている記事は見当たりませんでした。

はじめ

赤を付けると大ごとになりそうで、つい黄で止めてしまうんです。

どろん先輩

気持ちは分かります。ただ、赤は「失敗しました」という意味ではなく、「あなたの判断が要ります」という合図です。

赤を出すのが遅れるほど、相手が選べる案は減っていきます。2月の本番の3か月前なら範囲を削る案も人を足す案も選べますが、3週間前には日付をずらす案しか残っていない。黄を3週続けたら、それはもう赤だと考えてください。

赤に変わったときは、週次の報告の日を待たずに、その日のうちに結論とお願いだけの短い一報を送ります。選べる案は日がたつほど減るので、詳しい経緯はあとの週次の報告で足ります。

遅れの伝え方は、事実・節目への影響・取り戻し方・お願いの4つ

遅れを伝えるときは、何がどれだけ遅れたかの事実、次の節目への影響、取り戻す手段、相手にお願いしたいことの4つを、謝る言葉より先に書きます。下の例文は、WBSテンプレートの見本と同じ架空の社内システム刷新プロジェクトで、開発を受けている会社のPMが発注者に出す週次報告です。

例文では、遅れの原因を相手のせいにする書き方をしていません。経理部の確認待ちが原因でも、書くのは「その日程を見込みに入れていなかった」という自分たちの見込みの甘さです。待っていることは、別の項目に事実として書き、相手に頼みたいことをはっきりさせています。

2回目の遅れは、見込みが外れた理由と、見込みの立て方を変えたことを書く

前回伝えた見込みが外れたときは、外れた理由と、今回の見込みをどう立て直したかを書きます。3回目の見込みは出さず、2回外れたら、範囲か日程を見直す選択肢を出して判断をお願いします。

はじめ

例文の「前回、11/6に終わる見込みとお伝えしましたが、外れました」って、ここまではっきり書くんですか。

どろん先輩

書きます。前回の見込みに触れずに新しい日付だけ書くと、読む側は、前の報告を覚えている限り気づきます。気づいたうえで何も書かれていないと、次の見込みも信用されません。

書くのは3つです。前回の見込みが外れたこと、外れた理由、今回の見込みは何を押さえたうえでの日付か。例文なら「経理部さまとの確認会を11/10に押さえたうえで」がそれにあたります。

どろん先輩

それでも外れたら、もう見込みは出さないでください。2回外れた見込みを3回目も出すと、報告そのものが信用されなくなる。代わりに、範囲を削るか、日付を動かすか、人を足すかを並べて、決めてもらいます。

上位の記事は、遅れの報告を1回目の書き方で説明していました。実際の報告で書きにくいのは2回目以降で、そこで報告が止まったり、遅れを小さく書いたりしやすくなります（編集部の見立て）。

上司向けと発注者向けは、同じ事実でお願いの中身を変える

上司への進捗報告と発注者への進捗報告は、結論と変わったことは同じ事実を書き、3と4の「お願い」の中身だけを変えます。上司には社内で動いてほしいことを、発注者には発注者の社内で決めてほしいことと出してほしいものを書きます。

はじめ

発注者の部長に「催促してください」と書くのは、失礼になりませんか。

どろん先輩

書き方しだいです。「お声がけいただけますでしょうか」とお願いの形にして、期限と、過ぎたときの影響を一緒に書けば失礼にはなりません。

逆に、待っていることを書かずにおいて、あとで「実は仕様書が届いていなくて」と言うほうが、よほど困らせます。発注者の部長は、自分の会社やほかのベンダーを動かせる数少ない人です。動いてほしいなら、何をいつまでに、を書いてください。

毎週の進捗報告は、WBSと課題管理表から書き写すだけにする

毎週の進捗報告は、ゼロから書かず、WBSのステータスと課題管理表の件数を書き写して作ります。結論の色、変わったこと、数字はWBSから、お願いと待っていることは課題管理表から拾えば、書く時間は短くなり、報告と表の中身も食い違いません。

報告は週1回、同じ曜日に出すのを基本にします。チームの中の毎日の進み具合は朝会と表で見るので、相手への報告に毎日の作業を書く必要はありません。週の途中で出すのは、赤に変わったときの一報だけです。

はじめ

報告を書く前に、表のほうが最新になっていないことが多いんです。

どろん先輩

だから順番を逆にします。報告を書く日の前日までに、タスクの担当者に自分の行のステータスとメモを直してもらう。PMは直った表を見て書き写すだけにする。表が古いまま報告を書くと、報告のほうが正しくて表が間違っている、という状態ができて、次の週はどちらを信じればいいか分からなくなります。

WBSは、ステータスと期限から色が付くWBSテンプレートを使えば、赤いタスクを拾うだけで遅れが分かります。課題は、回答待ちのステータスが赤くなる課題管理表テンプレートを使えば、「お待ちしていること」に書く課題をすぐに拾えます。議事録や課題表から報告の下書きをAIに作らせる方法は、進捗報告をAIで作成する方法にまとめています。

参考データと出典

よくある質問

この記事は、PM・PdM・企画職専門の転職支援「ネコノテキャリア」と業務委託の案件紹介「ネコノテエキスパート」を運営する株式会社スナネコが、実務知見に基づいて制作しています。