進捗報告をAIで作成する方法｜議事録・課題表から週次報告をまとめる手順

下書きまでは作れます。ただ、報告の作業を分けて見ると、AIに向く部分と向かない部分があります。

そこを任せると、報告の意味がなくなります。AIは渡された資料の範囲でしか判断できません。課題表が3週間更新されていなくても、記録の上では「対応中」のままです。それを読んで「大きな問題なし」と書かれると、いちばん知らせるべきことが消えます。

個人の日報・週報は、自分のメモを整える作業が中心です。プロジェクトの進捗報告は、複数の部署の記録から事実を集め、予定との差と判断が必要なことを上長へ渡します。集める資料が多く、記録同士が食い違うこともあるので、出典を付けて確かめる手順が要ります。

報告の型です。型がないまま「今週の進捗をまとめて」と頼むと、毎回違う構成の文章が出てきて、読む側が比べられません。部長が毎週見たい項目を先に決めます。

載せます。この欄がないと、確かめられなかったことが「問題なし」と同じに見えてしまいます。部長にとっても、何がまだ分かっていないかは判断の材料です。

言葉の意味を、部長とPMの間でそろえます。たとえば次のような定義です。

「根拠の記録が今週更新されている」を順調の条件に入れておくのがポイントです。記録が古い案件は、問題がなくても順調とは書けません。報告で何を受け取れば案件の実態が分かるかを部長の側から考える方法は、報告を増やさず進捗管理を効率化する方法で説明しています。

計画書またはスケジュール、課題表、今週の議事録の3つが基本です。計画書は「予定」、課題表は「未決事項と担当」、議事録は「その時点の発言と合意」と、それぞれの役割を区別して渡します。チャットのやりとりは、関係する部分だけを抜き出して日付と発言者を付けます。

渡すと、先週から何が変わったかを書かせやすくなります。ただ、先週の報告書は今週の事実の根拠にはしないよう指示してください。先週「調整中」と書いたことが、そのまま今週も引き写されるおそれがあるからです。

資料は、会社が利用を認めたAI環境で、入力してよい範囲を確かめてから渡します。指示文は次の形から始めてください。

目安です。部長が会議の前に読み切れる量に合わせてください。長くすると、AIは資料にある細かい作業まで並べがちで、判断が必要なことが埋もれます。

見た目は整っていますが、送る前に確かめることがいくつもあります。「期限は未確認」「判断者が資料にない」のままでは、部長は何をいつまでに決めればいいか分かりません。そこを埋めるのは担当者の仕事です。

報告のたびに課題表へ戻しておかないと、翌週もAIは古い課題表を読みます。その結果、毎週同じ「未確認」が並び、同じ確認を繰り返すことになります。報告の作業を軽くしたいなら、ここは省けません。

最初の数回は、従来どおり自分でも報告を書いて、AIの下書きと比べてください。AIが書いたことだけを確認していると、書かなかったことには気づけません。漏れが多い資料が分かれば、その資料だけ分けて渡すなどの直し方が見えてきます。

よく起きるのは次のようなことです。どれも、AIの性能より、渡し方や運用で直せる部分が大きいです。

やめる前に、どこに時間がかかっているかを見てください。資料をそろえる時間なのか、出典の照合なのか、未確認を埋める問い合わせなのか。問い合わせが多いなら、それはAIの問題ではなく、記録が残っていないことの表れです。その場合は、AIで報告を作るより先に、議事録や課題表の残し方を直すほうが効きます。議事録から宿題を拾って課題表へ移す手順は、議事録のタスク管理にAIを使う方法で説明しています。

あります。たとえばBacklogのブログでは、今週完了した課題や動きのあった課題を定例資料向けにまとめさせる指示の例を紹介しています。Atlassianも、ConfluenceやJiraの更新から週次進捗レポートを下書きする指示の例を公開しています。管理ツールに記録がそろっているなら、こうした機能から試すのが手軽です。

ただ、ツールが読めるのはツールの中の記録です。会議で口頭で決まったことや、別の部署のファイルにある情報は入りません。どの道具を使っても、報告の型、出典を付ける規則、送る前の確認は同じように必要です。

広げるときにそろえるのは、指示文だけではありません。報告の型、状態の基準、出典の付け方、送る前の確認を誰が行うか。この4つを一緒に渡してください。PMによって状態の基準が違うと、同じ「注意」でも意味が変わり、部長は案件を比べられません。

その形でも始められます。ただ、状態を決めるのと、判断の依頼を書くのは各PMにしてください。PMOが下書きをそろえても、現場の事実を知っているのはPMです。確認の時間を各PMの予定にあらかじめ入れておかないと、送る直前に確認が集中します。

同じ型で報告がそろうと、同じ部署への依頼の重なりや、案件同士の依存関係も比べやすくなります。その確認の進め方は、複数プロジェクトの管理にAIを使う方法にまとめています。

時間も見ますが、AIへの入力から出典の照合、未確認の問い合わせまでを含めて、従来の作成時間と比べてください。そのうえで、報告を送った後に部長から聞き直された件数と、送った後に訂正した件数を数えます。

そうです。進捗報告の目的は、部長が案件の状態を知り、必要なときに手を打てることです。書く時間が短くなっても、部長が判断できない報告になっていれば、負担は部長と各PMへの問い合わせに移っただけです。