議事録のタスク管理にAIを使うには？宿題の抽出から担当・期限の確認、課題表への反映まで

抜き出す作業は速くなります。ただ、漏れの原因が「抜き出す手間」だけとは限りません。議事録には話した内容が残っても、誰が引き受けたかまでは残っていないことが多いからです。

その一言では、発言した本人が確認するのか、部署の誰かが確認するのか、いつまでなのかが分かりません。人が読んでも決められないものは、AIが読んでも決められません。AIに頼むときは、決められない部分を「要確認」として残させることが前提です。

抜き出した後の置き場所です。議事録の末尾に宿題一覧を書いても、課題表に移していなければ翌週は誰も見ません。漏れがどこで起きているかを先に分けておくと、AIを使う場所がはっきりします。

AIが効くのは主に2行目です。1行目は会議の進め方、3行目と4行目は課題表の運用で直します。表の全部をAIで解決しようとしないでください。

その頼み方だと、決まったことも、まだ決まっていないことも、同じ「タスク」として並びがちです。性質が違うので分けて出させます。

対象から外します。ただ、報告の中に「来月から締めが早まります」のような、別の作業に響く情報が混ざっていることがあります。そういう発言は宿題や決定事項に無理に入れず、「確認が必要な情報」として別に出させると拾い漏れが減ります。

最低限、根拠の発言と、確定しているかどうかです。根拠の発言があれば、PMが議事録の該当箇所へすぐ戻れます。担当・期限・内容のどれかが発言に出ていなければ「要確認」にします。

会社が利用を認めたAI環境で、会議名・日付・参加者と一緒に渡します。指示文は次の形から始めてください。

最初はそう見えます。ただ、この6件は人が議事録を書いても本来あいまいだったところです。AIが空欄を推測で埋めた表のほうが、見た目は整っていても危ない。「来週中」を9月18日と書き換えられると、担当Aが「来週の定例まで」のつもりだったとしても、表の上では食い違いに誰も気づきません。

発言したのが営業部の課長だけだからです。反対が出なかったことを合意とみなすかは、会議によって違います。管理部が持ち帰って確認するつもりで黙っていたなら、決定事項として記録すると後で話が戻ります。

最初の数回は、PMが自分でも議事録から宿題を拾い、AIの出力と突き合わせてください。AIが挙げた項目だけを見ていると、挙げなかった項目には気づけません。漏れが多いときは、議事録を議題ごとに分けて渡すか、区分の説明を見直します。

いちばん早いのは会議の最後の数分で確認することです。抽出が会議の後になるなら、当日中にチャットで確認します。確認の文面も抽出結果から作れます。

部門横断のプロジェクトでは、PMに相手の部署への指示権限がないことが多いからです。本人を飛ばして上長に聞くと、担当者は頭越しに進められたと受け取りやすく、次から協力を得にくくなります。本人に確認しても動かないなら、稼働か優先順位の問題なので、そこで部署の責任者と調整します。

はい。AIの出力をそのまま課題表へ流し込むと、本人が知らない課題が登録されます。管理ツールとの連携で自動登録できる場合も、最初は「確認待ち」の状態で登録し、本人が確認してから正式な課題にしてください。

あります。文字起こしから要約やToDoの抽出まで自動で行うツールもあれば、社内で使える生成AIに議事録を渡して抽出させる方法もあります。どちらが合うかは、議事録の作り方と、会議の情報をどこまで外部サービスに渡せるかで決まります。

どの方法でも、顧客名や個人の評価が含まれる会議の記録を入力してよいかは、社内の生成AIの利用規定と情報システム部門の判断に従ってください。規定がまだない会社向けには、日本ディープラーニング協会が組織向けのひな形として生成AIの利用ガイドラインを無料で公開しています。

待つ必要はありません。ただ、個人で契約しているAIに業務の議事録を貼り付けるのは避けてください。まず、社外秘を含まない定例だけを対象にしてよいかを情報システム部門に相談し、了承を得てから始めます。

時間も見ますが、AIの出力を照合して本人に確認する時間まで足して比べてください。そのうえで、次の定例で担当や期限が分からなかった宿題の件数を数えます。この件数が減らないなら、漏れは抽出ではなく、確認か課題表の運用で起きています。

広げるときは、指示文だけを配っても定着しません。3つの区分、要確認を残す規則、当日中に本人へ確認して課題表へ移す手順までを一緒に渡してください。PMによって課題表の形式が違うなら、少なくとも「担当・期限・根拠・状態」の4項目はそろえます。

使えます。課題表や議事録から部長への進捗報告をまとめる手順は、報告を増やさず進捗管理を効率化する方法で説明しています。会議の記録以外のPM業務でAIをどう使うかは、プロジェクト管理へのAI活用の始め方にまとめました。