PMのリファレンスチェック｜推薦者の選び方と頼み方、現職に伝える前に頼まれたときの進め方

中身は単純です。応募先が、あなたの働きぶりを知っている第三者に話を聞く。人材会社のリファレンスチェックのガイドでは、目的として、経歴やスキルの信ぴょう性、つまり書類や面接で話した内容が実際の業務や成果とかけ離れていないかの確認、人柄やチームへの合い方、入社後のミスマッチの防止が挙がっています。時期は、一般的に最終面接の前後から内定を出す前、とされています。

そう読みたくなる気持ちは分かりますが、言い切れません。人材会社のガイドでは、結果は採用見送りの要因の一部として参考にされることがあり、多くの企業は総合判断の材料のひとつとして扱う、と書かれています。合否の途中の手続きだと思って、手を抜かないでください。

同じガイドに挙がっている例は、担当プロジェクトでの役割と成果、強み、勤務態度や締め切りを守る意識、部下への指導や協調性、差し支えない範囲での退職の経緯です。方法は、メールや専用のフォームで答える書面、電話やWeb会議での面談、第三者機関に頼むもの、の3つです。

ここからは編集部の見立てです。PMのリファレンスチェックで推薦者が話すのは、職務経歴書に書いたプロジェクトの「その場面」になりやすい。PMの書類は「年間○億円規模の基幹刷新をPMとして完遂」のように、規模と役割で書かれがちです。推薦者が答えるのは、その刷新で遅れが出たときに誰が何を決めたか、関係者とどう揉めてどう収めたか、という場面の話になりやすい。書類の書き方と推薦者の記憶がずれていると、そこで食い違いが出ます。

それが一番起きやすい形だと見ています。だから推薦者を選ぶ前に、職務経歴書を読み直して、主語が自分になっている文を1つずつ確かめておく。書き方の直し方はプロジェクトマネージャーの職務経歴書で書いています。

入力の前に、聞くことがあります。前提として、職業安定法の指針では、求人者を含む職業紹介事業者等が個人情報を集めるときは、本人から直接か、本人の同意の下で本人以外から、などの適法で公正な手段によることとされています。同意を求めるときは、求める事項をできるだけ具体的かつ詳しく示すこと、本人の自由な意思で明確に示された同意であること、とも書かれています。

中身が分からないまま同意する必要はない、というのが指針の読み方だと編集部は考えています。聞くのは次の5つです。

応募先がどう受け取るかは会社によるので、ここは言い切れません。ただ、推薦者に迷惑をかけないために確かめたい、という理由を添えれば、聞くこと自体は不自然ではないと見ています。それに、聞かずに進めると、推薦者に「何分くらいかかるのか」「何を聞かれるのか」と聞かれたときに答えられません。

エージェントの担当者に聞いてもらうのが早いです。応募先とのやりとりの窓口を担当者にしているなら、直接聞くより話がずれにくいと見ています。担当者が知らないことは、確かめて返してもらいます。

編集部の見立てでは、その選び方は順番が逆です。最初に見るのは仲の良さではなく、職務経歴書のどの実績を、誰が近くで見ていたかです。推薦者は、書類に書いた実績ごとに「その場面を見ていた人」を当てて選ぶ。仲の良い人でも、あなたが書いた一番大きな実績のときに別の部署にいたなら、具体的な話はできません。

全部に当てなくていい。選考で一番時間を使って話した実績、つまり面接官が掘り下げた1〜2件に、見ていた人を当てます。架空の例で表にするとこうです。

人材会社のガイドでは、直属の上司を基本に、同僚やプロジェクトリーダーも候補に挙がっていて、フリーランスや勤務期間が短い場合などは、取引先やプロジェクトの関係者に頼むケースもあると書かれています。ただ、応募先が「上司を含めて」と指定しているなら、その指定が先です。すでに辞めて他社にいる元上司や、表の3行目のように今は他社にいる当時のPLは、現職に知られにくい候補になります。表の1行目の部長は、今は別の部署でも現職の社員なので、現職に伝える前は頼めません。顧客側の人は、現職と日常的につながっていることがあるので、頼むかは「現職に転職活動を伝える前に頼まれたら」の節の分け方で決めてください。

人柄は話せても、あなたの実績の場面は話せません。人柄を見たいという指定があるなら候補にしていいですが、実績を確かめたい応募先には、場面を話せる人のほうが材料になります。頼む人は、まず場面を話せるかで絞ってください。

現職に伝えていないなら、同意する前に、現職の人を推薦者から外せるかを応募先に相談する。応募先に聞く5つのことの表の2行目です。ここでいう現職の人には、別の部署に移った上司や同僚も含みます。外してよいなら、前職の上司や同僚、すでに退職した元上司・元同僚から選びます。外せないと言われたら、そこで決めずに、いつなら現職に頼めるかを相談します。たとえば内定の条件が出たあと、承諾の前に現職の上司へ頼む、という順番にできるかです。

分かりません。人材会社のガイドでは、拒否すると選考に影響する可能性があるが、事情を正直に説明すれば理解されるケースもある、とされています。断るのではなく、「現職にはまだ伝えていないので、前職の方でお願いできないか」と別の案を出す形にしてください。全部を断るより、話が進みやすいと編集部は見ています。

指針では、本人以外から集めるのは本人の同意の下で、などの適法で公正な手段によるとされていますが、応募先が現職に問い合わせないことを約束するものではありません。だから同意するときは「この2名に限ってお願いします」と範囲を書き添えておく。編集部の見立てでは、どこまで同意したかが文面に残るので、行き違いを防ぐ助けになります。あわせて、指定した推薦者以外には問い合わせないでほしいと、念のため応募先に確かめておきます。第三者機関を通す会社なら、推薦者の連絡先を入力する画面で、誰に届くかを確かめてから入力します。

広がる可能性はゼロにはできません。人材会社のガイドでも、第三者に連絡するので関係によっては転職活動が周囲に知られるリスクがある、と注意が書かれています。だから頼む相手は、今の会社の人と日常的につながっていない人を先にする。候補は次の3つに分けて決めると迷いにくいと見ています。

どの人に頼むときも、「まだ社内には伝えていない」と一言添えて、口外しないよう頼みます。

最初の連絡で、頼む理由と、相手の手間を全部書きます。相手が判断できる材料をそろえる。架空の文面ですが、こんな形です。

頼まれた側にも都合があります。断りにくい頼み方をして、気の進まないまま答えてもらうと、短い答えになりやすいと編集部は見ています。引き受けてもらえたら、次にメモを渡します。

評価の言葉を書いて渡すのはやめてください。推薦者の言葉ではなくなるし、書類と同じ文が返ってきたら、応募先には不自然に映ることもあります。渡すのは、思い出すための事実と、話してよい範囲です。

PMの実績は顧客の社名や金額と結びつきやすいと見ています。だから守秘にかかる情報は、職務経歴書で伏せた書き方と推薦者の話し方をそろえておくのが安全です。書類では「物流会社」と伏せたのに、推薦者が社名を言ってしまうと、守秘の扱いが雑な人に見えるおそれがあります。

リファレンスチェックそのものについての記述ではありませんが、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」では、本籍や家族のこと、宗教や支持政党のことなど、適性や能力に関係のない事項を応募書類や面接で把握することは、就職差別につながるおそれがあるとされています。推薦者に届いた質問にそうした項目があれば、推薦者には答えを控えてもらい、あなたからエージェントか応募先に確かめます。

結果が出る前でも、推薦者にお礼を送ります。選考の結果が出たら、受かっても落ちても一言報告する。次の転職でまた頼むかもしれない相手です。内定が出たら、承諾の前に書面で条件を確かめる段取りはPM転職の失敗を防ぐ確かめ方で書いています。